Effizient Arbeiten – Faktor Mensch #1

Was ist der Faktor Mensch bei der Effizienz

Wie kann ich an dem Faktor Mensch arbeiten ?

Das Mind Setting ist entscheidend

Die Basis für effizientes Arbeiten muss geschaffen werden

Würde man bei der Beurteilung des Faktor Mensch einen Vergleich zu einem Computer wählen, dann wäre der sog. „Faktor Mensch“ wie das Betriebssystem zu sehen.
Die hier im Blog dargestellten Tools wie Computerprogramme und die Methoden die Arbeitsweise mit den Programmen.
Welche Entsprechung hätte das Bios, also das Basis-System im Computer ? Hätte dies hier eine Entsprechung ?
Ich denke ja, denn unter dem körperlichen Menschen sehe ich noch mehr, das den Menschen ausmacht.
Nennen wir es mal die „Einstellung“ oder neudeutsch „Mind Setting“.

Nimmt man diese Entsprechungen nun an, dann ist jedem klar, dass ohne einem aktuellen Bios und ordentlichem Betriebssystem kein Computer gut funktioniert. Ein gutes Bios läßt die wichtigsten Grundkonfigurationen zu, kann für ein schnelleres Booten des Rechners sorgen und das Betriebssystem gibt einem erst die Möglichkeiten alle Arten von Programmen zu installieren.

  • Wie sehen wir die Frage nach der vernüftigen Basis aber nun in Bezug auf das effiziente Arbeiten ?
  • Ist die Basis einfach gegeben ? Unveränderlich ?
  • Oder reicht es nur nach geeigneten Programmen und Arbeitsweisen zu suchen, um dann effizient zu Arbeiten ?
  • Muss nicht erst eine vernünftige Basis geschaffen werden ?

Jeder der jetzt schnell „JA, NA KLAR BRAUCHT ES EINE GUTE BASIS !“ sagt, sollte sich fragen, nach was er aber bisher immer geschaut hat. Auf was gerichtet wird eine Verbesserung gesucht ?

Nach einem ganzheitlichem Ansatz der eine entsprechende Basis schafft ? …. Wirklich ?
Oder doch nach Methoden und Tools, wie „schwarze Rhetorik“ oder „Nie wieder sprachlos“ … usw.

Da ich selber solch eine Suche hinter mir habe, kann ich sagen, dass ich auch nur nach der perfekten Methode und perfekten Tools gesucht habe, um dann festzustellen, dass erst das Bios und dann das Betriebssystem geändert gehören um eine nachhaltige Veränderung zu bekommen.

Wahrlich tiefgreifend kann man also nur was ändern, wenn man eine Basis schafft, auf der optimale Methoden und Tools angewandt werden. Der Faktor Mensch ist so entscheidend und doch so leicht als unveränderlich angesehen.
Meines Erachtens so oft ausgelassen, dass ich hier mehr darüber sagen will.
Dies werde ich im nächsten Beitrag betrachten.

Dann ist maximaler Erfolg möglich !

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Effizientes Arbeiten – Es menschelt sehr !

Der Faktor Mensch als überraschende neue Erkenntnis ?

Was war ich überrascht, als ich vor ein paar Tagen ein Gespräch hatte mit einem CFO eines Unternehmens. Ich sprach an, dass wir bei allen Zahlenbetrachtungen hier einfach in so hohem Maße den Faktor Mensch beachten müssen, ich sagte „es menschelt halt sehr“.

Er schaute mich an, griff meine Worte auf und reflektierte diese wie eine neue Entdeckung, ein unbekanntes Objekt, etwas völlig Besonderes.

Kann das wirklich wahr sein ?
Gibt es wirkliche Jemanden, der den Faktor Mensch bisher außen vor gelassen hat ?
Steht der jüngere CFO als Beispiel einer generellen Sicht ?

Das macht mich sehr nachdenklich !

Ich habe mich daher dazu entschlossen, eine neue Kategorie zu eröffnen, in welcher ich auf den Faktor Mensch immer wieder eingehen werde.
Für mich ist dieser Faktor Mensch ALLES !

Gerade im Umfeld von sehr großen Projekten zeigt es sich gnadenlos, der Faktor Mensch, seine kontinuierlichen Gedanken, die Einstellung zu sich und zum Projekt, ist ein gewaltiger Erfolgsfaktor.

Und auch gerade effizientes Arbeiten besteht nicht aus Methoden und Tools, sondern aus dem Menschen, der sie anwendet und seiner Einstellung dazu.

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Effiziente Methoden und Tools #2

Mein Umfeld für Effiziente Methoden und Werkzeuge

Effizienz bei allen Arbeiten

>>> Die Entscheidung für den Einsatz eines Werkzeuges oder Methode ist immer bestimmt durch das Einsatzgebiet

Mein Tätigkeitsumfeld

Wer würde schon mit einem Skalpell ein Brot aufschneiden wollen ? Würde man natürlich nicht.

Daher will ich das Umfeld von mir beschreiben, kann aber aufgrund meines Arbeitsvertrages und der damit notwendigen Vertraulichkeit von Informationen nicht exakt Ross und Reiter benennen.

Derzeit und wohl noch eine Weile weiter, bin ich Projektleiter eines Großprojektes in der Kraftwerksautomatisierung. Es ist von der Veranwortung die eines Unternehmers auf Zeit, wobei der Zeitraum meiner Projektverantwortung dort bereits über 4 Jahre ist.

In Summe reden wir derzeit von über 300.000 Stunden an Arbeitsleistung, verteilt auf Planung, Engineering, Montage und Inbetriebsetzung, in eine Team von weit über 140 Personen, wenn ich die Unterlieferanten mitrechne.

Was sind die Herausforderungen in meiner Tätigkeit:

  • Management von stets zu knappen Resourcen
  • nicht die richtigen Resourcen zu haben
  • zu wenig Zeit
  • oder zu viel Zeit und die Kosten laufen davon
  • kein richtiges Design Freeze zu haben
  • Maßnahmen zur Terminsicherung
  • Personalwechsel
  • Verhandlungen mit Lieferanten
  • Claim Management
  • Umgang mit Diebstählen
  • Probleme von Mitarbeitern
  • Nutzen von Synergien mit einem gleichen Nachfolgeprojekt
  • Kostenorientierung
  • zu knappe Budgets
  • unklare Vertragsinhalte
  • …..

Man könnte ein Buch füllen, mit all den Umständen mit denen man umzugehen hat.

Es geht also darum Knappheit an Allem, zusätzliche Probleme und Ziele der eigenen Firma zu optimieren bzw. überhaupt in den Griff zu bekommen. Und was waren die Worte meines Projektsponsors:

….. VERABSCHIEDE DICH VON DEM GEDANKEN ALLES ZU SCHAFFEN !

Ja, dem ist so ! Auch wenn es in einigen Methoden ganz anders beschrieben wird, kann ich Euch sagen, in so einem Umfeld kann man in die Knie gehen. Also soll man sich zurücklehnen ? Wirklich in die Knie gehen ?

Ich denke die Frage ist beantwortet – NEIN, natürlich nicht!

Meine Kritien für meine Auswahl meiner Tools und Methoden

Hier kommen also die Tools und Methoden ins Spiel. Sind diese dann nicht an jeder Stelle optimal, dann geht man Baden. Kleinigkeiten sind entscheidend.

Auch ein gutes Gefühl für ein Tool oder eine Methode kann entscheidend sein.

Welche Umstände sind also bei meiner Auswahl relevant gewesen:

  • sehr hohe Anzahl von Tasks
  • zuviele Tasks um alle zu schaffen
  • komplexe Tasks bzw. Strategien
  • Nutzbarkeit der Tools in der Firmen-IT
  • Nutzbarkeit der Tools für privat
  • sichere IT in beiden Umfeldern
  • schnelle Tools
  • anpassbare Tools
  • gute Übersichtlichkeit der Tools
  • Style der Tools für ein gutes persönliches Gefühl
  • Zukunft der Tools
  • Verfügbarkeit auf möglichst vielen Plattformen
  • Input muss jederzeit und an jedem Ort möglich sein
  • sollen ohne hohe Kosten sein

Findet Ihr Euch in den Aussagen wieder ?

Ihr seht, dass es kein Ich-muss-schnell-Karriere-machen oder Lass-mich-im-Beruf-in-eine-andere-Rolle-schlüpfen Verständnis ist. Es ist ein Ansatz/Sicht, die alle Umstände EINES Menschen und EINEM Leben abbildet, vollständige Life-Work-Balance !

Findet Ihr Euch also wieder ? Dann lohnt es sich weiter zu folgen !

 

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Effizienz schafft Freiheiten

Muss denn Arbeiten das Einzige sein ?

Schafft Effizienz nicht viele Freiheiten und Freiräume zum Nicht-Arbeiten ?

Wenn man sich diese Frage nicht mit NEIN beantworten kann, ist man auf dem besten Wege zum Workoholic mit der „Weiterentwickungsmöglichkeit“ zum Burn Out !

  • Mal ehrlich ? Soll Effizienz denn wirklich nur Raum schaffen noch mehr zu arbeiten ?
  • Ist es nur ein Vehikel für noch mehr Stress ?
  • Hängt die Karriere wirklich von der Nutzung jedes Millimeters für Arbeit ab ?
  • Hauen einem nicht gerade die fehlenden Freiräume die Beine weg ?
  • Ist nicht die Kreativität der eigentliche Motor für unsere Erfolge ?
  • Gilt nicht mehr die Aussage, dass es einfach nur wichtig ist das Richtige zu tun ?
  • Sind damit nicht der Freiraum und die sich entfaltende Ruhe ein MUSS für Erfog ?

Alle Wege, die eine andere Sicht auf die Nutzung der Freiräume darstellen, so meine ich, saugen stetig Energie ab und bremsen uns ein klein wenig ab !

Weg mit den Zeitkillern, her mit der Freiheit für Kreativität !

Chillaxen ist angesagt ! Die wunderbare Kombination aus Relaxen und Chillen !

Wünsche jedem ziemlich viel davon !

 

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Effiziente Methoden und Tools #1

Effiziente Methoden und Werkzeuge in meine tägliche effiziente Arbeit

Meine aktuellen Methoden und Werkzeuge – Eine Standortbestimmung #1

>>> Einfache und klare Methoden und Werkzeuge sind die Grundvoraussetzung für eine schnelle und effiziente Arbeit bzw. Workflows. Die ich verwende, sind hier gelistet:

Methoden

GTD // Methode von David Allen (GTD® and Getting Things Done® are registered trademarks of David Allen & Co.)

SWOT-Analyse // Fast liegt ein wenig Staub auf der Methode, doch ist sie für mich eine schnelle und klare Analysemethode zur Bewertung einer Situation

PMI // Projekt Management Methoden (PMI® is a registered trademark of Project Management Institute, Inc.)

Mein Datenmodell // Alle Daten sollen auf allen Clients zur Verfügung stehen, gleichartig kategorisiert, einfach und simpel, die gleiche Struktur findet sich in Papier in meinem Regal

Syntaktische und strukturelle Methoden // Selbst der „//“ ist eine Anwendung davon, denn sie trennen optisch optimal die Informationen von einander und das ist wichtig zur schnellen Erfassung (hier werde ich noch später intensiv drauf eingehen)

Software Tools

Evernote // Der ultimative Datenstaubsauger, Clients für BB, Android, Win7 (beste Lösung), super anpassbar auf alle Methoden (werde ich noch mehr dazu darstellen), Sammelt Infos via Texteingabe, Screenshot, Foto, Audio, besonders nützlich die Schlagwörterzuweisung (!!!)

Copernic Desktop Search // Ultimative Suchmaschine für Win7. Habe privat 318.000 Dokumente mit 8.789.000 Stichworten. Findet die Stichworstellen in einem Dokument, ob im Filesystem oder in E-Mails (Thunderbird, Outlook)

Wuala.com // Freier Webspace, 5GB, verschlüsselt, automatischer Sync mit lokalem Filebereich, Win7 Client, Android Client, Web Client, Sharebare Filebereiche

Thunderbird mit IMAP E-Mailserver // Um jegliche Freiheiten zu haben, habe ich selber einen E-Mailserver mit Webspace (auch für den Blog hier) bei einem Hoster gewählt. IMAP heißt, die Daten verbleiben auf dem Server, Thunderbird legt aber ähnlich wie bei POP eine lokale Kopie ab und synct diese. Verfügbar auf jedem Rechner oder Web-Client beim Hoster, ohne manuelles Syncen

Corel After Shot Pro // Tolle Bilderverwaltung, einfache Anpassungen bzw. Bildgestaltung, läßt Bilder im Filesystem, Ausgabe in definierter Form (z.B. Pixelgröße für Banner in WordPress …) per Drag and Drop, toll und preiswert

FastStone Image Viewer // Schnelle Bildbetrachtung mit einfacher Markierfunktion zur schnellen Bildauswahl oder Diashows

Serif WebPlus X6 // Guter WYSIWYG Web-Editor, nur am Rande erwähnt, da dieser nur für meine besonderen Anforderungen relevant sein sollte. Ist aber einfach, gut, günstig

Snipping Tool // Freeware für Screenshots bzw. Teile davon, Bug Shooting ist noch besser, wenn man ein paar Euro ausgeben will, dann kann man auch im Bild besser kommentieren

Hardware

Blackberry 9810 Torch// Wartet darauf durch ein Z10 oder Q10 ersetzt zu werden 😉 War aber immer einfach super in Hinsicht Ease of Use, Haptik, Style

Asus Transformer Book // zentrales Gehirn aller Arbeiten

Canon LiDE 210 // einfacher Flachbettscanner

HP Color Laserjet CP1510 // einfacher Farblaser

Erkennbar sein sollte, dass es nicht immer sehr teuere Lösungen sein müssen, um einen ausreichenden „Werkzeugkasten“ zusammenzustellen und der Stylefaktor ist auch nicht ganz unwichtig.

 

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Hallo effizientes Arbeiten !

Die richtigen Methoden und Tools für effizientes Arbeiten

Effizienz im täglichen Workflow

Mein 1. Antritt

„Erwarte nicht von Dir, dass Du Alles schaffen wirst!“, das waren die ersten Worten meines Projektsponsors, als ich mein erstes Gespräch zur Übernahme eines Multimillionen großen Projektes bei ihm hatte. Dann legte er noch einen drauf und meinte, dass ich ein 3/4 Jahr brauchen würde, um aus dem Reagieren zum Agieren zu kommen. „Lass die Abschnittsverantwortlichen nur machen, die haben es bisher auch immer hin bekommen“, war dann noch die dritte Aussage.

Geschockt von einem riesigen Berg Arbeit

Leicht geschockt von den Aussagen, stellte ich fest, dass dies all meine Vorstellungen erheblich überstieg.

  • Sind Euch ebenso solche Umstände begegnet?
  • Schon mal vor schier unbewältigbaren Aufgaben gestanden?
  • Einfach in einen Job reingebracht worden, der einfach riesig ist?
  • Wie komme ich an die richtigen Infos?
  • Welche Sachen sind wichtig?

Einsatz von Methoden und Tools

Heute kann ich sagen, dass Vieles wahr geworden ist, aber es an entscheidenden Stellen, durch den Einsatz von effizienten Methoden und Tools mich vor großen Problemen bewahrt hat.

  • Schon mal einen Weg einer Methode gegangen und dann nicht durchgehalten?
  • Schon mal Zeit damit verbracht Aufgaben von einem Tool zum nächsten zu kopieren?
  • Schon mal die ganze Arbeit in die Tonne gehauen, weil der neue Weg Mist war?

Ich will daher in diesem Blog die gemachten Erfahrungen, aber auch den Weg und die ganze Streubreite der von mir betrachteten Ansätze darstellen und bewerten.

Der ganze Mensch im Mittelpunkt

Es soll aber auch ein Blick über diese kausalen und logischen Aspekte der Arbeit hinweg sein. Im Mittelpunkt von all dem Handeln steht ein Mensch. Denn folgende Fragen bleiben bei all den Betrachtungen der ToDo Tools, des Task Management und der Methoden „to get the things done“ noch offen:

  • Ist bei deren Einsatz der Erfolg ein Selbstläufer?
  • Kann der Mensch dann alle seine Hürden damit überwinden?
  • Reicht es, nur solche Tools und Methoden zu bejaen?
  • Reicht es, nur hin uns wieder mal zu sagen „ich will“?
  • Ist die innere Überzeugung dann entsprechend eingestellt?

Tja, das hört sich an, wie der homöopathische Weg für den täglichen Workflow. Und ich sage, ja zu einer ganzheitlichen Sicht, denn meines Erachtens kann man nur so wirklich was bewegen.

Haut rein!

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